Evenementen organiseren

Bij het organiseren van een evenement zijn een aantal dingen van belang. Om te beginnen maakt u een keuze: besteedt u de organisatie uit aan een evenementenbureau, of houdt u de touwtjes in eigen handen en regelt u zelf alles? Als u de organisatie uitbesteedt, dan kunt u deze website gebruiken ter controle van de organisator. Kiest u ervoor om het evenement zelf te organiseren, gebruik dan onze tips en checklists en zorg ervoor dat u geen belangrijke elementen vergeet.

Onderdelen van het evenement

Er zijn een aantal onderdelen die bijna onlosmakelijk horen bij het organiseren van evenementen. Aan deze onderdelen wordt hieronder afzonderlijk aandacht besteed. Daarnaast zijn er een aantal algemene onderdelen die horen bij ieder evenement. De verschillende onderdelen die horen bij event organisatie zijn:

  1. Het bepalen van de doelgroep en doelstelling
  2. Budget
  3. Datum en tijd
  4. De locatie
  5. Programma (inclusief artiesten)
  6. Catering
  7. Aankleding
  8. Veiligheid
  9. Uitnodiging/promotie
  10. Evaluatie

Bovenstaande stappen vindt u terug in ieder evenement stappenplan of draaiboek. Het is dus belangrijk dat u deze stappen niet overslaat.

Organiseren van evenementen: wat moet wanneer?

Als het goed is heeft u in het stappenplan hierboven al gezien dat er bepaalde onderdelen zijn die u uitvoert vóór het evenement, en andere ná het evenement. Uiteraard heeft u het meeste organisatiewerk voordat het evenement plaatsvindt. Toch is het ook belangrijk om aandacht te besteden aan de onderdelen die u ná het evenement dient uit te voeren. 

Hoe u de verschillende organisatie-onderdelen moet uitvoeren, vindt u in de betreffende artikelen.