Datum, duur en tijdstip evenement plannen

Datum, duur en tijdstip evenement plannen

De datum, duur en het tijdstip van uw evenement is van vitaal belang bij de planning van uw evenement. Om uw evenement een succes te laten worden moeten uw gasten natuurlijk wel beschikbaar zijn op de datum van het evenement. Wat een geschikte datum is, hangt mede af van uw doelgroep. Zijn er andere evenementen op die datum en tijdstip, wat hun komst mogelijk zou kunnen hinderen? Denk bijvoorbeeld aan het WK-voetbal, de zomervakantie of andere activiteiten/evenementen die de komst van uw gasten zouden kunnen belemmeren.

Heeft u de meest geschikte datums gevonden, dan moet u ook de beschikbaarheid van uw leveranciers controleren. Is de locatie/presentator/artiest ook beschikbaar op die datum? Waarschijnlijk vallen er na deze controle weer een aantal datums af. Uiteindelijk blijft er een handje vol datums over, maar kies er nooit zomaar een! Controleer nog eens al deze datums met (inter)nationale evenementen. Het is echt niet gek om hier al een jaar voor het evenement over na te denken.

Checklist datum en tijd evenement plannen

Gebruik onderstaande checklist bij het organiseren van een evenementen. Er zijn bepaalde periodes en dagen die voor bepaalde evenementen niet zo geschikt zijn.

Periode

In de volgende periodes kunt u beter geen evenementen plannen:

  • de winter (denk aan problemen door gladheid, sneeuw en mist)
  • vakantieperiodes zoals de voorjaars- en zomervakantie. Plan ook geen evenement op de vrijdag vóór of de maandag ná vakanties.
  • Nationale feestdagen zoals Koningsdag of de dagen ervoor en erna. Veel mensen gebruiken deze dagen voor een lang weekend (weg)
  • weken met een of meerdere feestdagen (zelfde reden als hierboven)
  • Dagen waarop belangrijke sportevenementen plaatsvinden, zoals het EK- of WK-voetbal, Olympische Spelen, etc.
  • Dagen waarop grotere lokale evenementen plaatsvinden.

Dag

Niet elke dag van de week is even geschikt voor ieder type evenement. Zo zijn de dinsdag, woensdag en donderdag meestal wel geschikt voor zakelijke evenementen, terwijl de maandag dat niet is. Vrijdag, zaterdag en zondag zijn geschikt voor feestelijke evenementen. In het weekend wordt een uitnodiging voor de partner wel gewaardeerd.

Duur

Hoelang moet het evenement duren? Dat bepalen de verschillende programma-onderdelen. Als een overnachting bij het evenement hoort, tel deze dan ook op bij de evenementduur. Dit zijn uw gasten namelijk kwijt aan tijd voor het evenement. Ook de duur van het evenement moet worden afgestemd op de doelgroep. Voor een zakelijk evenement vraagt u namelijk best veel als het gaat om een hele dag aanwezigheid. Hoe langer het programma duurt, hoe groter de kans dat uw gast niet komt.

Tijd

Een ongelukkig tijdstip kan voor veel afmeldingen voor uw evenement zorgen. Een evenement plannen in het centrum van Amsterdam om 17:30 uur (tijdens de avondspits) is natuurlijk niet handig. Ook evenementen die direct na werktijd worden gepland, worden over het algemeen niet zo drukbezocht. Tel ook de reistijd bij het tijdstip van uw evenement. Als de eindtijd bijzonder ongelukkig is, zullen ook veel mensen het laten afweten omdat zij niet goed thuis kunnen komen.

Terug naar overzicht