Evaluatie evenement
Met een evaluatie van uw evenement bepaalt u of het evenement een succes was of niet. U krijgt een overzicht van wat er goed en wat er fout ging, zodat u daarvan kan leren voor de toekomst.
U kunt het evenement laten evalueren door twee partijen:
- collega's/medewerkers
- bezoekers
Interne evaluatie evenement
Het is niet alleen belangrijk om te weten hoe uw deelnemers het evenement hebben ervaren, dit wilt u ook weten van het personeel. Dit geldt voor de voorbereiding, nazorg en tijdens het evenement. Hieronder staan enkele vragen die u zou kunnen stellen middels een evaluatieformulier.
- Was het draaiboek duidelijk en volledig?
- Hoe was de tussentijdse communicatie en terugkoppeling?
- Was de briefing van de opdrachtgever duidelijk?
- Hoe was de taakverdeling van het team?
- Hoe was de samenwerking met leveranciers?
- Waar en wanneer werden er fouten gemaakt?
Externe evaluatie evenement
U kunt het evenement ook laten evalueren door uw bezoekers. Of u dit doet, is afhankelijk van een aantal factoren, namelijk:
- het soort evenement; bij kleine evenementen wordt minder vaak gebruikgemaakt van een evaluatieformulier.
- of het evenement terugkeert; bij jaarlijks terugkerende evenementen is het verstandig om feedback te vragen.
- kosten voor de bezoeker; heeft de bezoeker moeten betalen, dan hebben zij dat gedaan met bepaalde verwachtingen. Controleer of u aan deze verwachtingen heeft voldaan.
Tips evenement evalueren
Met onderstaande tips krijgt u sneller response op uw evaluatie(formulier) en zal een hoger aantal deelnemers uw evenement evalueren:
- Vraag direct om feedback. Kondig bijvoorbeeld al tijdens het evenement aan dat u een evaluatieformulier zult uitreiken.
- Geef een kleine incentive, bijvoorbeeld door de bezoekers kans te laten maken op een prijs.
- Maak het evaluatieformulier niet te lang. Vraag naar een aantal hoofdzaken zoals de prijs, locatie en datum, en vraag alleen door als er negatieve beoordeling wordt gegeven.
- Vraag geen demografische gegevens over uw respondenten, als het goed is heeft u deze al verzameld bij het bepalen van de doelgroep of bij een eventuele inschrijving.
- Laat genoeg ruimte over voor overige feedback van uw gasten.
- Laat ook de gasten die niet zijn komen opdagen een enquête invullen zodat u achter de redenen van hun afwezigheid kunt komen.